Politique de confidentialité et de Protection des Données

1 À qui s’adresse cette politique?

Les règles décrites dans cette politique vous concernent si nous recueillons vos renseignements personnels par un moyen technologique dans le cadre de nos activités. Par exemple, cette politique s’applique :

Si vous échangez ou interagissez avec nous par courriel, sur les médias sociaux ou d’une autre manière.
Si vous naviguez sur notre site web Natrix.info
Si vous utiliser notre système de billetterie.
Dans le cadre d’une relation de partenariat.

2 Dans quelles situations recueillons-nous vos renseignements personnels ?

Nous recueillons des renseignements personnels par un moyen technologique dans les situations listées ci-dessous.

Consultez-les pour connaitre :

Les types de renseignements personnels que nous recueillons;
Auprès de qui et pourquoi nous les recueillons;
Les mesures que vous pouvez prendre pour limiter la collecte.

Nous considérons comme un « renseignement personnel » tout renseignement qui vous concerne et qui permet de vous identifier directement ou indirectement (par exemple, en l’associant à d’autres renseignements).

Nous faisons de notre mieux pour que vos renseignements personnels soient exacts, complets et à jour lorsque nous les utilisons. Nous comptons sur vous pour nous informer lorsque ces renseignements changent. Pour ce faire, vous pouvez nous écrire à l’adresse support@natrix.info.

2.1 Quand vous utilisez nos systèmes

Quand vous utilisez nos systèmes, nous recueillons les renseignements personnels suivants :

Votre nom et votre adresse courriel, pour vous permettre de créer un compte;
Votre adresse IP, la date et l’heure de connexion, les actions que vous posez dans le système et les renseignements contenus dans les documents que vous déposez en preuve, pour recueillir ces documents de manière sécurisée en vue d’une audience.

Les documents déposés peuvent être de nature variée, et peuvent contenir des renseignements personnels sur vous ou sur d’autres personnes.

2.2 Quand vous consultez des documents partagés en réponse à une demande d’accès que vous avez formulée

Si vous faites une demande d’accès, nous pouvons vous partager des documents pour répondre à votre demande.

Lorsque vous consultez les documents, nous recueillons votre adresse IP ainsi que la date et l’heure de consultation. Nous recueillons ces renseignements personnels pour sécuriser l’envoi de documents et pour confirmer que vous les avez consultés, si nécessaire.

2.3 Quand vous participez à une réunion

Les réunions peuvent être enregistrées (enregistrement audio/vidéo) afin de respecter nos obligations légales. Dans nos enregistrements, nous recueillons donc la voix et les renseignements discutés par toutes les personnes présentes lors des réunions.

2.4 Quand vous nous appelez

Lorsque vous nous appelez, nous recueillons certains renseignements personnels pour nous assurer de respecter nos engagements sur la loi 25. Ces renseignements sont recueillis pour nous par nos fournisseur(s).

Nous recueillons les renseignements personnels suivants en lien avec l’historique des appels :

Date et heure de l’appel;
Langue choisie;
Durée de l’appel;
Menus utilisés par la personne qui appelle;
Temps d’attente.

2.5 Quand vous naviguez sur notre site Web

Notre site Web recueille des renseignements personnels via Google Analytics. Les adresses IP des personnes qui le visitent sont conservées pour établir des statistiques. Des témoins de navigation (cookies) sont générés à chaque visite et peuvent être conservés.

2.5.1 Témoins et Cookies

Nous pouvons utiliser des témoins (ou « cookies ») sur ce site Web. Un témoin est un ensemble de données stocké sur le disque dur des utilisateurs de notre site Web pour nous aider à améliorer leur accès à celui-ci et à les identifier quand ils y reviennent. Les témoins peuvent aussi nous permettre de découvrir et de cibler les champs d’intérêt des utilisateurs de notre site Web pour améliorer l’expérience qui leur est offerte. L’utilisation d’un témoin n’est nullement reliée à des renseignements personnels permettant de vous identifier sur notre site Web. Certains de nos partenaires d’affaires peuvent utiliser des témoins sur notre site Web, mais nous n’avons aucun accès à ces témoins ni aucun contrôle sur ceux-ci.

2.5.2 Désactiver les témoins

La plupart des navigateurs vous permettent de gérer les témoins qui sont déposés sur votre ordinateur. Veuillez consulter la marche à suivre pour désactiver les témoins enregistrés sur votre appareil par l’entremise de votre navigateur.

Visitez la page correspondant au navigateur que vous utilisez afin d'en savoir plus :

Si votre navigateur ne se trouve pas dans la liste, nous vous invitons à visiter le site web de votre navigateur.

2.5.3 Google Analytics

Nous utilisons également Google Analytics, pour analyser les comportements de navigation des visiteurs de ce site. Il s’agit d’un outil d'analyse de la fréquentation et de l’utilisation de sites Web fourni par Google Inc. Google Analytics recueille des renseignements sur une base anonyme, tels que le nombre de visiteurs du site, le type de navigateur et de système d’exploitation qu’ils utilisent, la date, l’heure et la durée des visites, les pages consultées, ainsi que les autres sites Web visités avant d’accéder à ce site. Notre utilisation de Google Analytics comprend le composant de rapports sur les performances démographiques et les centres d’intérêt. Vous pouvez désactiver les fonctionnalités de Google Analytics en téléchargeant le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics ou en configurant les paramètres de votre navigateur de manière à bloquer l’utilisation de témoins.

2.6 Quand vous répondez à un sondage

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels lorsque nous menons des sondages, par exemple pour obtenir votre opinion sur la qualité de nos services.
Chaque sondage est différent. Si nous vous demandons de participer à un sondage, nous vous informerons du moyen technologique utilisé, des renseignements personnels qui seront recueillis, des fins de la collecte et des façons de limiter la collecte. Bien sûr, vous êtes libre d’accepter ou de refuser de répondre à un sondage.

2.7 Quand vous postulez un emploi

Lorsque vous postulez un emploi, un stage ou un autre poste, nous recueillons les renseignements personnels nécessaires pour évaluer votre candidature et pour vous contacter dans le cadre du processus.
Nous recueillons les renseignements personnels suivants :

Votre curriculum vitae, votre lettre de motivation, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone, par l’entremise du site Web où vous posez votre candidature. Pour un emploi étudiant ou un stage, nous pourrions recueillir aussi votre relevé de notes;
Votre dossier de candidature par l’entremise d'un site d’emploi Web externe, si vous êtes déjà à l’emploi de la fonction publique. Ce dossier contient les renseignements suivants : adresse, numéro de téléphone, courriel, scolarité, expérience de travail et statut d’emploi;
Les renseignements discutés lors d’une conversation téléphonique de vérification des références, par exemple au sujet de votre performance au travail.

2.8 Quand vous nous écrivez par courriel

Lorsque vous correspondez avec nous par courriel, nous recueillons votre adresse courriel et les renseignements personnels contenus dans vos courriels. Les types de renseignements et la raison de la collecte dépendent du contexte de nos échanges.

Voici les situations les plus courantes :

Quand vous envoyez un formulaire de plainte. Nous recueillons des renseignements personnels pour ouvrir le dossier et traiter la plainte. Le formulaire ne demande que les renseignements personnels nécessaires. Nous recueillons votre nom, votre adresse postale, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone. Si vous avez un représentant légal, nous recueillons les mêmes renseignements à son sujet. Nous recueillons aussi la description de la plainte, le nom de l’entreprise ou de l’organisme public visé, le nom et le titre des personnes impliquées ainsi que leurs coordonnées (adresse postale, téléphone et adresse courriel). Notez que certains de ces renseignements ne sont pas des renseignements personnels (par exemple, les coordonnées des représentants).
Quand vous envoyez un formulaire de demande de révision ou d’examen de mésentente. Nous recueillons des renseignements personnels pour ouvrir le dossier et traiter la plainte. Nous recueillons votre nom, votre adresse postale, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone et votre signature. Si vous avez un représentant légal, nous recueillons les mêmes renseignements à son sujet, ainsi que le nom de son cabinet d’avocats, s’il y en a un. Nous recueillons aussi une copie de la demande d’accès et de la réponse, le nom de l’entreprise ou de l’organisme public visé, le nom du responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels ou du représentant de l’entreprise ainsi que l’adresse utilisée pour envoyer la demande d’accès. Notez que certains de ces renseignements sont publics (par exemple, les coordonnées des représentants).
Quand vous participez à une médiation. Nous recueillons les renseignements personnels pertinents au processus de médiation afin de vous offrir ce service.
Quand nous menons une enquête. Nous recueillons la preuve et les informations nécessaires pour mener une enquête administrative ou pénale, imposer une sanction et obtenir le paiement, si nécessaire. Elles peuvent contenir des renseignements personnels. Nous pouvons recueillir ces renseignements auprès de l’entreprise ou de l’organisme visé par l’enquête, d’une personne ayant déposé une plainte ou d’autres organismes et d’autres témoins, si nécessaire.
Quand vous faites une demande d’accès à des documents ou à des renseignements personnels que nous détenons. Nous recueillons les renseignements contenus dans votre courriel, votre nom et votre adresse courriel.
Quand vous faites une plainte concernant la qualité de nos services. Nous recueillons les renseignements personnels contenus dans votre courriel pour traiter votre plainte.
Quand vous nous écrivez pour une autre raison. Nous recueillons les renseignements personnels contenus dans votre courriel pour répondre à vos questions ou à vos demandes d’information, ou pour vous aider dans vos démarches auprès de nous ou auprès d’autres organisations en matière d’accès ou de protection des renseignements personnels.

Pour limiter la collecte des données, nous mettons en place les mesures suivantes :

Quand vous envoyez un formulaire de plainte. Vous pouvez choisir le niveau de confidentialité souhaité sur le formulaire de plainte. Vous pouvez faire une plainte de façon anonyme.
Quand vous envoyez un formulaire de demande de révision ou d’examen de mésentente. Vous pouvez fournir un seul moyen de vous joindre.
Quand vous participez à une médiation. Le processus de médiation est volontaire. Vous pouvez donc décider de ne pas y participer.

3 Dans quelle situation utilisons-nous vos renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels recueillis à votre sujet pour vous servir au quotidien et pour respecter nos obligations légales.

Si nous prévoyons utiliser vos renseignements personnels pour d'autres raisons que celles-ci, nous vous en informerons, à moins que la loi nous autorise à les utiliser autrement.

Ainsi, pour être en mesure de vous servir et de vous faire profiter de nos produits et services, nous devons :

Vous identifier

Savoir à qui nous fournissons des produits et services en vérifiant que vous êtes bel et bien la personne que vous dites être (vous identifiez et valider votre identité).
Nous assurer que vos renseignements personnels sont exacts, complets et à jour avant de les utiliser. Il est toutefois de votre responsabilité de nous informer de tout changement vous concernant.
Respecter vos choix à l'égard de vos renseignements personnels, c'est-à-dire pour vous faire profiter de recommandations et d'offres personnalisées et vous inviter à des consultations si vous nous avez donné votre accord à cet effet.

Assurer une bonne gestion des risques

Évaluer et suivre le rendement de nos produits et services, établir leur tarification, les bonifier et en créer de nouveaux
Élaborer des systèmes, procédés, méthodes, pratiques et procédures de vérification interne, les mettre à jour et les améliorer
Concevoir et bâtir des tableaux de bord, des indicateurs et d'autres types de rapports
Repérer, identifier et évaluer les risques dans une perspective d'amélioration continue de nos produits et services
Concevoir des modèles statistiques pour effectuer des suivis opérationnels et assurer la sécurité de vos renseignements

4 Nous respectons votre consentement

Quand nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels, nous le faisons toujours dans des buts précis. Votre consentement est valide pour la durée nécessaire à l’atteinte de ces buts. Nous pouvons ensuite conserver vos renseignements personnels le temps nécessaire pour remplir nos obligations de conservation décrites dans la loi.

Nous respectons toujours les buts pour lesquels nous avons recueilli vos renseignements personnels. Si nous souhaitons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d’autres buts, nous vous demanderons votre consentement, sauf dans les cas permis par la loi

5 Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes et organisations

5.1 À qui nous pouvons communiquer vos renseignements personnels

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes ou organisations, si cela est nécessaire pour atteindre les buts décrits dans cette politique ou si la loi nous le permet. Le type de renseignements communiqués dépend de votre situation.

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels aux personnes et organisations suivantes :

Une autre partie impliquée dans votre dossier, ou une personne qui la représente (comme un avocat);
Un tribunal, si vous contestez notre décision dans votre dossier ou si une autre partie impliquée le fait (si vous faites appel de notre décision).

5.2 Nous pouvons communiquer des renseignements personnels hors du Québec

Nous conservons habituellement vos renseignements personnels au Québec. Cependant, nous pouvons parfois communiquer vos renseignements personnels dans une autre province du Canada :

Quand nous collaborons avec une autre agence fédérale ou provinciale sur une enquête;
Quand une copie de sauvegarde d’un fichier est conservée dans une autre province.

Dans ce cas, vos renseignements personnels sont aussi soumis aux lois de cette province.

Avant de communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures de protection. Nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, une démarche où nous considérons tous les facteurs qui peuvent avoir un impact sur votre vie privée et évaluons si les renseignements seront adéquatement protégés. Nous signons aussi un contrat ou une entente qui inclut des mesures de sécurité appropriées aux renseignements communiqués.

6 Comment nous protégeons vos renseignements personnels

6.1 Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels

Seuls les membres du personnel qui doivent traiter vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent y accéder. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour réaliser leurs tâches.

Nous avons établi les rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de traitement de vos renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction. Ces rôles et responsabilités sont décrits dans notre gestion des renseignements personnels. Nous les révisons régulièrement pour les mettre à jour.

6.2 Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes

Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisé. Elles incluent :

Des mesures physiques, par exemple des locaux verrouillés;
Des mesures technologiques, par exemple des pare-feu, anti-spam, EDR, ... ;
Des mesures organisationnelles, par exemple l’adoption d’une politique de sécurité de l’information.

6.3 Nous détruisons vos renseignements personnels après avoir rempli nos obligations

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les buts décrits dans cette politique. Même si vous n’avez plus de lien avec nous, nous devons conserver vos renseignements personnels pendant une certaine période pour respecter nos obligations légales. Tant que nous les conservons, nous continuons de protéger vos renseignements personnels et d’en assurer la confidentialité.

Nous avons mis en place un calendrier de conservation pour établir clairement le délai de conservation pour certains types de renseignements. Une fois que ce délai est passé, nous détruisons vos renseignements personnels de façon définitive et sécuritaire.

7 Vos droits

7.1 Retirer votre consentement

Vous pouvez demander à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels.

Le traitement de cette demande dépend de la situation et du but visé. Selon le cas :

Vous pouvez retirer votre consentement, mais nous ne pourrons plus vous offrir un service qui en dépend (par exemple, si vous souhaitez retirer une demande que vous avez déposée);
Vous ne pouvez pas retirer votre consentement, car le traitement de vos renseignements personnels est nécessaire ou obligatoire.

Dans tous les cas, nous pourrions devoir conserver certains renseignements personnels pour respecter nos obligations imposées par la loi.

7.2 Accéder à vos renseignements personnels et les faire corriger

Vous avez des droits liés à vos renseignements personnels. Vous pouvez nous demander :

D’y accéder;
De les corriger ou de les mettre à jour.

Voici les étapes de traitement d’une demande :

Vous devez envoyer une demande écrite au Responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels. Vous trouverez ses coordonnées à la fin de cette politique;
Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais après l’avoir reçue;
Vous recevrez notre réponse par écrit.

8 Une question, une plainte, un commentaire?

Nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne s’assure que nous respectons les règles décrites dans cette politique et dans la loi. Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Eric Rivest
Loi25@natrix.info
Natrix Technologies Inc.
4593, Nord, Autoroute 440 Ouest
Laval, Québec H7P 0J7